Automatización de la entrada de facturas de proveedores en SAP
Cuando hablamos de entrada de facturas de proveedores dentro de su sistema SAP, a cualquier gestor del departamento financiero, le vienen a la cabeza 2 preguntas
¿Existe algún valor añadido en la entrada manual de las facturas?
¿Cuánto tiempo emplean los en la entrada de las facturas de los proveedores dentro de su sistema SAP?
La respuesta a la primera pregunta es obvia y no perderemos tiempo en contestarla. Así que la clave para decidir si su empresa debe afrontar un proyecto de automatización es conocer la respuesta a la segunda pregunta. Además se deberá sumar el tiempo empleado en la corrección de los errores por entrada manual.
Parece obvio que si la empresa tiene un volumen de facturas de proveedor considerable, se va a obtener un retorno de la inversión prácticamente inmediato. Además del factor económico, también existen ventajas inmediatas como son la eliminación del papel, mejorar la imagen exterior con el proveedor por reducir los errores administrativos, reducir al máximo la manipulación de facturas, agilizar los procesos de aprobación y eliminar la introducción de datos manuales minimizando cualquier riesgo de fraude... y lo más importante: recuperar un tiempo valioso para dedicarlo a tareas que hagan crecer el negocio de la organización.
A continuación le explicaremos cómo afrontamos esta tipología de proyectos en CUVIV con nuestros clientes para conseguir la transformación digital en sus cuentas por pagar y la automatización del proceso.
Nuestra propuesta de valor para la automatización se basa en la utilización de un software que captura la información de la facturación electrónica o en papel de manera estructurada. La tecnología usada para el primer paso realiza una validación con total precisión de las facturas utilizando la tecnología de autoaprendizaje "intelligent indexing".
A partir de la información recuperada de la factura, realizamos una integración en el sistema SAP en un monitor realizado por CUVIV para validar qué la información sea correcta, realizar las correspondientes validaciones dentro del sistema y si todo es correcto realizar la contabilización en SAP (incluyendo integración con los pedidos de MM si el cliente así lo requiere):
Flujo del proceso:
Características del monitor de CUVIV en SAP
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Captura de la factura del proveedor/Gestión documental digital
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Creación automática de Facturas Preliminares con la máxima información posible
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Aprobación, Contabilización y Rechazo de Facturas
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Gestión de Facturas logísticas (MM) o de finanzas (FI)
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Layout que que permite la comparación entre los registros digitales de las facturas y los documentos SAP permitiendo navegar a ellos desde el Monitor
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Visualizar el estado de los registros
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Objetos de autorización para el uso del Monitor
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Personalizaciones del monitor a medida del cliente mediante el uso de BADIs
Beneficios adicionales del proceso
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Proceso de facturas CERTIFICADO por la agencia tributaria. ¡¡¡Ya no es necesario conservar las facturas en papel!!!
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Soporta el procesamiento de facturas en más de 20 idiomas
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Recopilación y lectura automática de facturas, contrastación con sus respectivos pedidos, incluyendo una posible vinculación con el albarán de entrega
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Utilización de flujos de trabajo flexibles para procesos de aprobación rápidos y móviles
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Cumpla las normativas gracias al archivado de documentos conforme a la ley y GDPR