Automatizaciones en la carga del fichero del extracto electrónico en SAP
Como ya quizás conoces, la tarea de subida manual de los ficheros del extracto electrónico de las diferentes cuentas bancarias consume una cantidad considerable de tiempo al usuario.
Ineficiencias en la carga manual del fichero del extracto electrónico
Entre las tareas que realiza el usuario de tesorería para la subida de los ficheros del extracto bancario en SAP destacamos:
-
Conexión diaria a cada uno de los bancos para descargar el fichero del extracto electrónico
-
Para cada uno de los n bancos, se debe descargar el fichero con todas las operaciones
-
Para cada uno de los n bancos, hay que ejecutar la transacción estándar en SAP (o a medida) de carga del fichero del extracto electrónico
-
Para cada una de las cuentas bancarias, se debe verificar que el saldo de la cuenta 572* (suponiendo plan contable español) es igual al saldo real que existe en la cuenta bancaria real
Cada una de estas tareas que acabamos de mencionar, en CUVIV la tenemos automatizada mediante un producto.
Beneficios de la automatización de la subida del extracto electrónico
La automatización del proceso conlleva los siguientes beneficios:
-
Reducción del riesgo de fraude. Al no conectarse el usuario a la banca online, se reduce el riesgo de posible hacking informático
-
Reducción del tiempo empleado por parte del usuario
-
Cuadre automático de cada una de las cuenta 572* que reflejan los movimientos bancarios con el saldo de cada cuenta
-
Posición de tesorería real cada día. Muchas organizaciones deciden no cargar el extracto cada día debido al gran tiempo que consume el proceso. Al no realizar la carga diaria, en SAP no están reflejados los últimos movimientos y en consecuencia los saldos de las cuentas 572* no son reales
-
Optimización en las tareas de compensación del departamento financiero. El departamento financiero (cobros y pagos) suele ejecutar las tareas de contabilización de los cobros de clientes y proveedores y la posterior compensación de las facturas que corresponden dichos cobros. Para facilitar el trabajo, es necesaria la carga diaria del extracto electrónico
Add-on de CUVIV para automatizar la subida del extracto electrónico
Para automatizar la subida del extracto electrónico de principio a fin es necesario disponer de un software / producto que se conecta a cada uno de los bancos para la descarga del fichero del extracto electrónico.
A continuación enumeramos las opciones más utilizadas por los clientes:
-
Editran: Software de comunicación utilizado en España
-
Multibank Connectivity: Opción estándar de SAP que soporta la mayoría de bancos a nivel internacional
-
SWIFT: Opción que tienen muchos clientes a nivel internacional y que cubre también la mayoría de bancos internacionales
-
RPA: A través de alguno de los productos RPA del mercado o desarrollo de software basado en Webscrapping es posible automatizar el proceso de conexión online con cada una de las entidades bancarias y descargarse el fichero. No obstante, no es la solución ideal y la recomendamos como solución transitoria
Igualmente la decisión dependerá de la problemática de cada cliente y nosotros podemos aconsejarle de manera independiente en función de la situación de cada uno. Solemos indicar los pros y cons de cada decisión para que el cliente pueda decidir cuál es la mejor opción.
Una vez hemos decidido la plataforma que usaremos para la descarga, estos ficheros descargados automáticamente serán depositados automáticamente en el servidor del cliente.
En CUVIV hemos desarrollado un Add-on que realiza las siguientes tareas:
-
El proceso recoge automáticamente todos los ficheros del servidor y mediante un programa y job se carganen SAP utilizando la transacción que utiliza el usuario de manera diaria para la carga. Es un proceso que se realiza por debajo sin necesidad de intervención del usuario
-
Log del proceso y cuadre de saldos. En CUVIV disponemos de un monitor que devuelve el status de 2 procesos: la ejecución del extracto electrónico y el cuadre del saldo de las cuentas bancarias. Para ello mostramos 2 semáforos de status que muestran si ha ido bien (verde) o ha existido algún problema (rojo). Además de los semáforos el monitor muestra los datos más representativos de la carga del extracto electrónico
-
Envío de mail al responsable financiero en caso de existir un error. Con ello evitamos la opción de acordarse de la ejecución del monitor. De esta manera, el usuario responsable de la carga visualizando su cuenta de mail puede ver si la carga del extracto electrónico ha ido bien o se ha producido algún error
Procesos adicionales de automatización del extracto electrónico
En CUVIV disponemos de diferentes productos que ayudan a automatizar tareas subsiguientes a la carga del extracto electrónico y que evitan prácticamente la necesidad de conectarse a la banca online. Con ello evitamos riesgos de fraude evidentes.
Referente al extracto electrónico, solemos recomendar los 2 siguientes procesos de automatización:
-
Contabilización y compensación de las operaciones de terceros más relevantes y susceptibles de automatización (por ejemplo transferencias de clientes, domiciliaciones de proveedores, comisiones, cashpooling / Cash-Concentration...)
-
Subida del justificante bancario y anexarlo a su apunte financiero en SAP relacionado