Digitalice el proceso de Gastos de Viaje de su compañía

Si hacemos una encuesta en la mayoría de compañías sobre cómo se gestionan los gastos de viaje, la gran mayoría seguirían necesitando una hoja de excel, una impresora y una grapadora. No creo que resulte extraño que el empleado suele introducir los conceptos de sus viajes en una hoja de cálculo que posteriormente imprime. A continuación se grapan los tickets comprobantes de los gastos y se llevan personalmente al responsable para que lo firme. Posteriormente la hoja firmada se traslada al departamento financiero o de recursos humanos para su posterior contabilización en SAP y posterior pago.

¿Y si nuestra propuesta de valor se traduce en reducir el flujo entero en una simple fotografía de su ticket con su Smartphone y nos encargamos del resto? El procedimiento general a seguir sería el siguiente:

• El empleado realiza una fotografía al ticket del gasto de viaje

• La aplicación recupera los datos principales del ticket mediante OCR y los muestra en la aplicación. En el caso de que el ticket se corresponda con una factura simplificada, el OCR es capaz de recuperar los datos principales para que pueda ser registrada como tal (para cumplir con el requerimiento legal del SII)

• Una vez finalizado el periodo, el empleado la libera para su posterior aprobación a su responsable

• El responsable aprueba o rechaza los gastos del empleado

• Una vez la hoja de gasto es aprobada, se integra automáticamente en SAP con un desarrollo de CUVIV que es capaz de integrar la aplicación con los módulos principales de SAP (FI, FI-AP, FI-TV, PA, PY,...). Incluso se puede integrar con el SII

 

A nivel de beneficios principales, queremos destacar:

• La aplicación está homologada por la AEAT, con lo que es posible no tener que guardar los tickets físicos

• Gracias a la aplicación y nuestra integración, es posible registrar todas las facturas simplificadas en el sistema para reportar al SII

• Permite la recuperación del IVA de los gastos de viaje

• Se le pueden incluir las políticas internas de la compañía en cuanto a la gestión del viaje y al mismo tiempo dispone de herramientas para la detección del fraude

• Permite la gestión de anticipos y gestión multidivisa (136 monedas)

• Conciliación bancaria automática

• Plataforma disponible en 10 idiomas con capacidad de lectura del motor OCR en 202 idiomas

• Emisión de tarjetas virtuales "Emburse Cards"

 

 

Si quiere conocer una demo sobre la aplicación o sobre nuestros proyectos e integraciones con SAP, puede consultarnos a través de info@cuviv.com. Nos pondremos en contacto de inmediato con usted.