Gestione los presupuestos de inversión y gastos (CAPEX/OPEX) dentro de su sistema SAP
¿Aún gestiona sus presupuestos CAPEX y OPEX fuera de SAP en una hoja de cálculo? Suele ser habitual ver en muchos clientes trabajando en SAP y ver al Controller con una hoja Excel con las partidas de los presupuestos y actualizando el comprometido o el gasto. Además de ser una gestión redundante al tener los datos ya en SAP, tampoco es una solución proactiva en el caso de controlar las desviaciones producidas.
¿No le gustaría disponer de una solución estándar SAP, eliminar las hojas de cálculo y poder controlar sus presupuestos de manera totalmente proactiva y al instante (a medida de que se introducen en el sistema los pedidos y las facturas que hacen referencia a ellos)
La gestión de inversiones es la herramienta estándar de SAP para gestionar todas las compras CAPEX de la compañía, además de permitir representar los costes planificados y presupuestados de los proyectos de inversión en forma de estructura jerárquica.
Mediante la funcionalidad estándar de SAP se pueden gestionar presupuestos CAPEX y OPEX:
CAPEX – Capital Expenditures
Representan la compra de todos aquellos bienes que serán propiedad de la compañía y no se destinarán a la venta. Los diferenciaremos por:
Activos Fijos Finales – Aquellos bienes que están finalizados sujetos amortización. Ejemplo: Sillas de Oficina
Activos Fijos en Curso – Aquellos bienes que no están finalizados y que por lo tanto no amortizan, pero que una vez terminados, constituirán un nuevo Activo Fijo Final y por lo tanto estarán sujetos amortización. Ejemplo: Implementación de SAP
OPEX – Operational Expenditures
Representan la compra de todos aquellos materiales o servicios operacionales que surgen en el día a día de la compañía.
Ejemplo de compras indirectas: Alquiler, Gastos (Agua, Luz, Gas), Salarios, Gastos de Viaje, etc
Proceso en SAP para gestionar presupuestos
El primer paso para gestionar presupuestos es crear el plan de inversión de la compañía / presupuesto:
Se crearán posteriormente las órdenes de inversión a las que les asignaremos un presupuesto:
Las órdenes suelen ser de inversión (en el caso de que se deban capitalizar y liquidar contra Activo Fijo) o estadísticas (en el caso de partidas de gastos).
A medida de que se van introduciendo los pedidos y facturas que hacen referencia a las órdenes / partidas presupuestarias, el sistema va validando el control de disponibilidad. El presuesto se valida contra la suma de lo Comprometido (Pedidos de MM asignados a las órdenes) y Real (facturas). En el caso de irse consumiendo se suelen emitir warnings o errores en el momento de crear el pedido o la factura FI. Normalmente se establece un warning que se dispara al haber consumido gran parte del presupuesto (por ejemplo 80%) y un error (en el 100%), aunque los porcentajes son totalmente configurables.
A nivel de informe de gestión de los presupuestos, SAP dispone de informes estándares con la información básica:
A modo ilustrativo, explicamos resumido en un flujo el funcionamiento en SAP de una orden de gasto general. En el caso de orden de inversión, el funcionamiento sería similar, pero con la vinculación con el módulo de Activos Fijos.
Otro punto interesante es que SAP permite al usuario gestionar diferentes versiones de presupuestos de manera fácil. De esta manera, la empresa puede realizar versiones de presupuestos más optimistas (post-COVID) y pesimistas (COVID) al mismo tiempo. También es posible crear un presupuesto con copia teniendo en cuenta la inflación (escenario también común en la actualidad).
Ventajas de utilizar la funcionalidad estándar de SAP
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Solución incluida dentro de SAP estándar sin costes de licenciamiento
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Permite detectar cualquier desviación del presupuesto mediante la activación del control de disponibilidad
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Vinculación de los proyectos de inversión con el módulo de Activos Fijos
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Posibilidad de gestionar fácilmente diferentes versiones del presupuesto
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Informes de gestión muy rápidos
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Errores de traspaso de información de las hojas de cálculo a SAP
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Optimización del tiempo empleado por parte del usuario
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Posibilidad de anexar información / documentación en las órdenes
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Posibilidad de activar el control de presupuestos de manera mensual por cuenta y orden